DMS von A-Z: Archivieren | Business Process Management (BPM) | Vertragsmanagement | Digitales Aktenmanagement | E-Mail Management | Rechnungsverarbeitung: ZUGFeRD & GoBD

Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage irgendeine Art von DMS (Document Management System). Dabei gibt es verschiedene Arten von DMS, die sich in der Funktionalität und den Kosten unterscheiden. Welches DMS am besten für ein Unternehmen geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Zu den wichtigsten Funktionen eines DMS gehören:

1. Dokumentenverwaltung: Mit einem DMS können Dokumente erstellt, gespeichert, gesucht und wiedergefunden werden.

2. Versionierung: Ein DMS ermöglicht es, verschiedene Versionen eines Dokuments zu erstellen und zu verwalten. So kann beispielsweise eine neue Version eines Dokuments erstellt werden, wenn Änderungen vorgenommen wurden.

3. Zugriffsrechte: Ein DMS ermöglicht es, Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder Gruppen zu vergeben. So können beispielsweise nur bestimmte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Anwendung zum Erfassen, Verwalten und Archivieren von digitalen Dokumenten.

DMS-Systeme werden in Unternehmen eingesetzt, um die Effizienz der Dokumentenverarbeitung zu steigern und die Kosten zu reduzieren. DMS-Systeme übernehmen verschiedene Aufgaben, z.B. das Scannen von Dokumenten, die Erfassung von Metadaten, die Verwaltung von Zugriffsrechten und das Archivieren von Dokumenten.

DMS-Software werden in Unternehmen eingesetzt, um die Effizienz der Dokumentenverarbeitung zu steigern und die Kosten zu reduzieren. DMS-Systeme übernehmen verschiedene Aufgaben, z.B. das Scannen von Dokumenten, die Erfassung von Metadaten, die Verwaltung von Zugriffsrechten und das Archivieren von Dokumenten.

Was ist ein DMS? – Definition & Erklärung

Das Abkürzung „DMS“ steht für Document Management System (deutsch: Datei-, oder auch Informationsmanagementsystem). Die englische Übersetzung gibt schon sehr genau an, was es mit dem Begriff auf sich hat: Das System soll helfen, Information bzw. Daten im Unternehmensalltag effektiver zu verwalten und somit Zeit und Kosten zu sparen.

In der Praxis kommunizieren Menschen vor allem über Schriftstücke miteinander – ob nun per Post oder E-Mail; ob nun als Angebot oder Rechnung – all diese Papiere müssen irgendwo abgelegt werden!

Und hier setzen moderne Lösung des Document Management Systems an: So lassen sich alle Papiere digitalisieren und in einer gemeinsamen Datenhaltung archivieren.

DMS-Software kann in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, von Archivieren bis hin zu Business Process Management (BPM), Vertragsmanagement, Digitales Aktenmanagement, E-Mail Management und Rechnungsverarbeitung.

Durch die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten der Software können Unternehmen ihren Arbeitsablauf effizienter gestalten und Zeit und Kosten sparen.

DMS-Software wird in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt, von der Archivierung bis hin zum Vertragsmanagement und dem digitalen Aktenmanagement wie eAkte. Auch das E-Mail Management und die Rechnungsverarbeitung (ZUGFeRD & GoBD) sind wichtige Anwendungsgebiete.

DMS-Software ist eine leistungsstarke Lösung, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Sie erleichtert die Arbeit und unterstützt Unternehmen bei der effektiven und effizienten Arbeitsabläufe.

Über ein Dokumentenmanagementsystem wir das mobile Arbeiten von unterwegs und der Home Office Arbeitsplatz Realität.

Dokumente werden nach gesetzlichen, normenkonform sowie sicherheitstechnischen Anforderungen und Aspekten in sichere DMS Lösungen abgelegt. Dokumente sind im schnellen, sicherem und benutzerdefiniertem Zugriff. Langes suchen nach den gewünschten Informationen entfällt.

Kollaboration und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist gesichert genauso wie das Abbilden von Workflows über alle relevanten Geschäftsprozesse.

Die Optimierung von Abläufen und Geschäftsprozessen ist im Zeitalter von Industrie 4.0, schneller veränderten Kundenanforderungen und steigendem Wettbewerbsdruck von zentraler Bedeutung.

Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management-Lösungen stellen daher einen wichtigen Beitrag für die Modellierung und stetigen Verbesserung / KVP von Geschäftsprozessen dar. DMS Software kann Sie unter anderem in den aufgeführten Anwendungsfällen unterstützen:

Archivieren und Cloud Nutzung (u. a. Microsoft und Amazon)
Dokumentenmanagement
Business Process Management (BPM)
Compliance Anforderungen erfüllen
Vertragsmanagement
Digitales Aktenmanagement
E-Mail Management
Rechnungsverarbeitung: Eingangsrechnungen & Ausgangsrechnungen
Rechnungwesen ZUGFeRD Standard undVorgaben der GoBD
Scannen
Suchen & Finden: Alle gewünschten Informationen beim entsprechenden Arbeitsschritt automatisch im gesicherten Zugriff
Posteingang
Papierloses Arbeiten über alle Geschäftsbereiche
Integration Abas, SAP, Sage, Microsoft 365 ...
Digitale Workfplaces: U. a. mobiles Arbeiten, digitales Homeoffice und arbeiten von unterwegs

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