DMS-Software für den digitalen Posteingang | Eingehende Post digital managen : Digitaler Posteingang mit Workflow & Berechtigungskonzept für die sichere Postverteilung im Unternehmen

Die moderne Geschäftswelt ist immer mehr auf die digitale Post angewiesen. Dabei ist es wichtig, ein effektives System zur Verwaltung und Bereitstellung eingehender Dokumente zu haben. DMS-Software ermöglicht es Unternehmen, ihren digitalen Posteingang zu managen und sicher zu verteilen.

Durch den Einsatz eines Workflow- und Berechtigungskonzepts kann sichergestellt werden, dass alle eingehenden Dokumente schnell und effektiv bearbeitet und an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

So können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen und dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben.

Was ist ein digitaler Posteingang?

In der Regel wird ein Dokument in einer elektronischen Postbearbeitungssoftware gespeichert und an eine E-Mail-Adresse gesendet. Die elektronische Postbearbeitung ermöglicht es den Benutzern, Dokumente oder Nachrichten schneller zu bearbeiten und zu versenden. Die elektronische Postbearbeitung ermöglicht es den Benutzern auch, Dokumente oder Nachrichten an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden.

Der digitale Posteingang 4.0: Posteingänge digitalisieren für ein Büro ohne Papier und Aktenordner

Über ein Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihren Posteingang digitalisieren. Die Vorteile der elektronischen Verarbeitung von Eingangspost liegen auf der Hand.

Eingehende papiergebundene Korrespondenz wird via Scanner in ein digitales Format (u. a. PDF-Dokument) überführt. Die digitalisierte Post wir automatisch an die entsprechenden Fachabteilungen weitergeleitet. Bei jedem Dokument ist ein entsprechender Workflow mit Berechtigungen, Freigaben, Terminvorgaben etc. hinterlegt.

Dokumente werden digital erfasst Klassifiziert im Unternehmen verteilt Automatisiert im DMS archiviert.

Nach allen Phasen der Bearbeitung werden die digitalen Dokumente automatisch revisionssicher archiviert.

Funktionen die ein Dokumentenmanagementsystem im Bereich Scannen und Archivierung leisten sollte:

Viel Zeitersparnis durch die automatisierte Verteilung von Eingangspost
Liegenbleiber in der Verarbeitung werden vermieden
Höchste Sicherheitsstandards über den gesamten Dokumentenlebensyzklus (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung)
Einbindung in IT-Systeme wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme
Dokumente digital und rechtsgültig freigeben, unterschreiben und zustellen

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