Posteingang

DMS Software & DMS Systeme: Der digitale Posteingang 4.0: Posteingänge digitalisieren für ein Büro ohne Papier und Aktenordner

Der digitale Posteingang 4.0: Posteingänge digitalisieren für ein Büro ohne Papier und Aktenordner

Über ein Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihren Posteingang digitalisieren. Die Vorteile der elektronischen Verarbeitung von Eingangspost liegen auf der Hand.

Eingehende papiergebundene Korrespondenz wird via Scanner in ein digitales Format (u. a. PDF-Dokument) überführt. Die digitalisierte Post wir automatisch an die entsprechenden Fachabteilungen weitergeleitet. Bei jedem Dokument ist ein entsprechender Workflow mit Berechtigungen, Freigaben, Terminvorgaben etc. hinterlegt.

Dokumente werden digital erfasst Klassifiziert im Unternehmen verteilt Automatisiert im DMS archiviert.

Nach allen Phasen der Bearbeitung werden die digitalen Dokumente automatisch revisionssicher archiviert.

Funktionen die ein Dokumentenmanagementsystem im Bereich Scannen und Archivierung leisten sollte:

Viel Zeitersparnis durch die automatisierte Verteilung von Eingangspost
Liegenbleiber in der Verarbeitung werden vermieden
Höchste Sicherheitsstandards über den gesamten Dokumentenlebensyzklus (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung)
Einbindung in IT-Systeme wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme
Dokumente digital und rechtsgültig freigeben, unterschreiben und zustellen

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