DMS Software & DMS Systeme: Scannen von Dokumenten | Scannen & DMS: Überführen von Papier gebundener Belege als digitale Dokumente über Dokumentenscanner

Die Verwaltung von eingehender Post kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie viele Dokumente erhalten. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente mit einer DMS-Software (Document Management Software) kann Ihnen dabei helfen, diese Aufgabe zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

Mit einer DMS-Software können Sie Ihre eingehenden Dokumente scannen und digital speichern. Dadurch haben Sie immer eine digitale Version Ihrer Dokumente zur Hand und müssen sich nicht mehr um die Aufbewahrung der Papierdokumente kümmern.

Sie können die DMS-Software auch dazu nutzen, um Ihre Dokumente zu organisieren und zu verwalten. So haben Sie immer den Überblick über alle Ihre Dokumente und können schnell auf die gesuchten Informationen zugreifen.

Wenn Sie viele eingehende Dokumente erhalten, kann es sich lohnen, in einen Scanner zu investieren, um diese schnell und einfach digitalisieren zu können. Ein hochwertiger Scanner kann Ihnen dabei helfen, Ihre Dokumente in guter Qualität zu digitalisieren. So haben Sie immer eine digitale Kopie Ihrer wichtigen Dokumente und müssen sich keine Sorgen mehr über die Aufbewahrung der Papierdokumente machen.

Digitalisierung heterogener Papierdokumente: Erfassung, Indizierung und Archivierung automatisiert über die DMS Lösung | Auffindbarkeit aller Informationen und Dokumente durch Volltextsuche

Ein Dokumentenscanner überführt Papier gebundene Belege als digitale Dokumente. Es werden Barcodes (BCR) und Texte (OCR) aus gescannten Dokumenten ausgelesen.
Ein leistungsfähiges DMS oder Enterprise Content Management System unterstützt die Verschlagwortung über Metatags.

Funktionen die ein Dokumentenmanagementsystem im Bereich Scannen und Archivierung leisten sollte:

Automatische Seitenerkennung, und Seitentrennung nach Dokumenten beim Scan-Vorgang
Volltexterkennung der gescannten Dokumente: Suchmöglichkeiten nach unstrukturierten Begriffen wie unter anderem freie Suchanfrage, Seriennummern, Artikelbezeichnungen etc.
Automatische Zuordnung der Dokumente zu Dokumententypen wie der Eingangsrechnung
Automatische Zuordnung von Schlagworten zum Dokument aus anderen Software-Anwendungen, z. B. Controlling, Einkauf, Verkauf, Qualitätsmanagement ...

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